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业务人员收取承兑汇票:效率下的黑洞

案例回顾
   2010年4月21日,常州某药品公司的一位财务人员收到其客户苏州某医药公司发来的传真,要与该公司确认一份银行承兑汇票,并要求该公司承诺承担责任。
   该财务人员向公司负责人汇报后调查发现,公司从未收到过这张银行承兑汇票。而在这张金额为39万余元的承兑汇票复印件上,该公司相关人员发现汇票上的印章有伪造的嫌疑。
   之后,该公司人员赶赴苏州调查发现,苏州某医药公司支付给该公司的货款中,不仅这张39万余元的汇票没收到,另有4张汇票也没收到。调查发现,除了苏州那家医药公司的货款汇票外,还有常熟某医药公司3张货款汇票。一共8张银行承兑汇票,金额合计196万余元。
   经该公司调查,这些承兑汇票全部由负责业务员李某个人收取。当公司负责人拨打李某电话时,李某已经关机,家人称不知李某去了哪。常州某药品公司向警方报了案。
   5月21日,警方在重庆将李某抓获,李某很快向警方交代了犯罪事实,他利用收取承兑汇票的机会,私自截留挪用了票据,没有交给财务。近日,法院依法作出判决:李某犯挪用资金罪,判处有期徒刑五年。对李某尚未退出的人民币147万元,继续予以追缴并发还被害单位。
   无独有偶,在山西,某燃煤公司员工王某负责向一家水泥公司推销燃煤并会定期到水泥公司结算货款。水泥公司人员有一次向王某支付一百万元的承兑汇票作为货款,王某很快将汇票进行兑现私吞。后经过公安局仔细侦查,发现其挪用 银行承兑汇票。

  案例评述
   业务人员收取银行承兑汇票在很多企业看来天经地义。
   因为业务人员往往经常跑客户,而银行承兑汇票的金额较大,很多企业(包括客户)担心寄丢,因此由业务人员取回承兑汇票非常普遍。
   然而,大家往往忽略这其中的风险。很多客户在背书给公司时,为了防止出错,往往没有将公司的抬头写在被背书人处,并直接交给了销售员。而银行在支付银行承兑汇票时,只是对票据进行形式上的审核,如背书连续、抬头无误等。此时,销售员完全可以在被背书人处填写自己的公司名称,并将其直接再背书给其他公司,更甚至有些业务人员伪造公司的财务印鉴,直接进行贴现。因为银行在审核票据形式完备后即可付款,这造成的后果将不堪设想。
   这里面还有一个重要的管理不足:对账。很多企业日常的对账往往由财务人员将应收账款数据发给销售部门和销售人员,然后由销售人员与客户进行核对,并将核对的结果反馈给财务部,已确认应收账款数据是否准确。这也是为什么在以上的第一个案例中企业直到客户进行对账后才发现问题。
   针对以上情况,企业在承兑票据的接受方面需要注意和完善以下几点:企业应该尽量要求客户直接邮寄承兑汇票给财务,不要由业务人员经手,这样直接减少了承兑汇票在流转中的可能损失;如果条件不允许,必须由业务人员收取承兑汇票的话,企业必须加强对应收账款的管理。首先,企业必须建立应收账款的账龄分析,对于金额较大,并且账期超过预计回款期限的必须重点关注;其次,企业财务最好和对方财务建立直接的对账机制,尤其对于单笔金额较大的收款,必须增加对账的频率,以保证资金的安全。
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