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如何防止重复报账

问题五花八门,想要得到较为完美的解决方案,最好是还原业务情境。梳理业务流程后,结合现存的问题点,就知道要做好哪些控制点的管控。从而形成逐级、交叉的审核、勾稽、验证,将风险控制在最低水平。
重复报销之案例一:公司迅速扩张期,每次都买200张铁床,尾款都是5000,一年内买了十来次。尾款支付的时候,行政部拿第二次付款的委托书复印作为第三次付款的附件。财务有按合同登记付款进度(审单时检查台账,但月末做完账后再统一更新),但在同一个月里重复付出无法检查出来。所以出现了重复付款的情况。
重复报销之案例二:支付工程款(合同约定30%预付,验收后60%,尾款10%一年后付),申请人填了一次单给专门审核工程款的会计,然后供应商不停催促,申请人着急,又做了一份申请单给财务另一个会计审核了。最后当月出纳付了2笔一摸一样的款项。月末做台账登记时发现付重,跟供应商沟通,冲抵另一个当月完工项目工程款的一部分。公司内部把付款资料替换,并写明了与应付金额不符的原因。
重复报销案例三:电子发票没有台账管理,报账人忘记自己是否已经报账,公司内部审计发现,这种情况在公司不止一次发生。
重复报销案例四:我们公司这次付款重复是付港杂费的,港杂费附件是:港杂费具体的收费明细,在付款说明里面备注清楚对应的客户、合同号及货品名称、数量。
财务审核要点、要求提供的资料1、主料、辅料类:PO、送货单、对账单、发票,系统做应付单和付款单。2、费用类采购:PR申请,送货单,发票。3、资产采购或者劳务:合同、送货单、验收单、发票。
具体措施
1、多次付款委托付款增加一联“多次付款回执”联。第一次付款后,财务把回执联给付款人留存。第二次付款,附第一次的回执(回执作为凭证附件归档),第二次付款回执财务给付款人,第三次付款附第二次的回执。这样,因为“回执”是财务审核付款后唯一的凭据,就把重复付款的风险规避了。2、专人审核、台账管理无论是多次付款还是电子发票,不可以多人审核,而且一定要建立台账管理。多人审核容易出现信息汇总、台账登记不及时。所以专人+台账管理。是可以防止重复的。电子发票台账,可以设置发票号码的重复自动报警设置。审核时输入发票信息,如果重复,用条件格式设置整行填充色为黄色警示。
3、外币报账的费用
指定报销日期,一个月报销一次,且不可以跨月报销(比如7月份只能报销6月份的单据)。这样可以一定程度上消除重复报销的风险。另外可以让报账部门做好报账清单,具体费用项目是哪一天的发货、客户是谁、费用项目、计费依据及票据单证。电子档发给财务留存。这样可以有效防重。
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jinwa/金蛙

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