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预付款较多,追发票快崩溃了

😚缘起:

公司采购大部分是预付款,货到了后,追发票好麻烦,有没有根治的良药?


🤔简析:

公司采购人员根据PO做预付款申请后,后续的收货(包括退换货),还有跟供应商对账(订单是否交完)并跟催发票。所以采购人员必须要对预付的PO进行后续的工作跟进。我们以前是做一个一式两联的工作任务单,拿复写纸写完后采购一联、财务一联。财务会每月去翻这些任务单,看还有谁的没有提供发票。
我们一起梳理业务并探讨更优的解决方案:


👉预付款的几个业务场景:

1、预付——货一次到——发票到——应付冲预付

2、预付——货分次到——发票到——应付冲预付


😫吵架的场景:

财务跟采购说你要把送货单发票给我冲账,采购说送货单在仓库,发票我交给了税务会计(或者金三系统有电子发票),我怎么给你做单,你自己搞定吧。财务哭的梨花带雨,依然于事无补。


😀愉快的业务场景:

1、预付,附PO,委托付款单后加一联“收货和发票清账联”,财务做预付,把回清账联给采购人员(妥善保管)——他手里有这个凭据,就知道自己有哪些没有清账。

2、财务根据入库做采购暂估

3、采购查货到情况,跟催发票,确认两者均ok,导出系统收货清单及打印电子发票(可能要找税务会计在金三系统打印)——拿清账联后附送货清单+电子发票。

4、财务根据清账资料,做发票确认应付(如果暂估已经冲回,按全额,暂估未冲回只需做税额部分的暂估,个人建议采取暂估冲回的方式,这样对账会更清晰),做预付冲应付。


对分次交货的,因为发票没有到,让采购不需要着急做清账资料。哪怕供应商交一次货开一次票也不要着急。等这个预付款的订单交完再处理。不然一张清账联对应多次清账又要另外想办法了。


📕财务对预付款的管理:

结账后,应付会计导出预付款——按供应商核算的明细清单,做每个供应商的预付款(未清)清单。检查是否有账龄2个月以上的付款记录,与采购核对是否有异常并及时对策。

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jinwa/金蛙

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