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采购、仓库、销售这三块如何通过单据来理顺?

请问各位有采购、仓库、销售部门在ERP使用中的规范文件吗?我们这这三个部门关于入库出库都不规范,导致财务无法准确使用数据,我想做一个规范方案。



参考《做顶尖成本会计应知应会150问》就可以了。所有的设置都有介绍。

其实要做好这些事情,只需要按自己公司现在的业务去梳理,对照150问里的设置,不用设置书里那么复杂。抓住了单据就抓住了业务核心,至于打单权限、审批权限,以及单据流转的流程,这些根据现有的业务稍加梳理即可明朗。

Part1 采购

如采购流程的梳理:

选定合格供应商——采购询价——采购报价——录入价格信息——订单关联价格信息。

然后是采购业务的发生:

供应商送货(IQC检验)——仓库收货——入库单据审核、登记物资收付卡,仓管员必须做到账卡物票四统一。

后续的业务是应付暂估和发票入账及付款等工作:

当月收到发票做应付账款的立账——月末对未收到发票部分做应付暂估/次月初冲回应付暂估——采购和供应商对账——通知供应商开票——采购负责只做付款申请单——财务审核并完成付款。

这样采购循环就走完了。这是正常的业务,伴随正常业务发生的,还有:

1、供应商不良品的退货

2、质量问题的索赔

3、委外加工业务的加工费(类似采购的流程来走)

4、供应商函证

5、日常价格调整的及时录入

6、对预付款客户,根据收货和开票情况每月清理预收账款。

7、定期清理3年以上不需要支付的应付账款


刚才问了3个规范,说了采购,接着说销售,因为购销都理顺了,剩下的就好说了。购——产——销——存。聊完购销,剩下生产和库存的部分。

Part2 销售

销售业务梳理,思路跟采购相似,只是角色转换了而已。

客户信息的维护

申请客户代码,录入详细的客户信息,核定信用额度、结算方式(账期)等。

客户+产品销售价格的维护

有些公司没有这个系统管理功能,销售价格管理是按订单的价格,要做好数据台账管理;根据客户订单及时在系统录入销售订单;

销售发货单的设置

如果有内外销,要分内销出货单、外销出货单、内销零配件发货单、外销零配件发货单;有了这种“出”的,对应肯定有“退”的单据,所以对应要做四个销退单。其次还要考虑内销免费销货单、外销免费销货单。

收入时点的确认

收入确认的选择是非常关键的,到底是以“风险报酬转移(老的准则)”还是新收入准则“控制权转移”确认收入。实务中有:按发货确认收入(不够严谨,要拿到客户签收单)、按对账单去确认收入、按对账并开票确认收入。所以就要考虑是否用“发出商品”这个科目。

对账与开票

这里不详细讨论了,后续销售管理是个大的课题。

客户发货的管控

有信用限额管理,对超期客户要经过什么审批程序,追款有哪些预案。应收账款安全始终是第一位的。

客户应收账款和超期管理

要求月末做应收账款普通账龄表和超期账龄表,季度末和年末要进行应收账款风险评估,一般采用个别认定法和组合计提法,补提坏账准备差额。


Part3 生产制造及其他

制造企业的核心是生产制造,而生产制造80%的工作是围绕工单展开,所以我们可以按以下步骤来梳理。

1、工单领退料客户信息

工单领料有两种主要的方式:生产工单领料、工单自动扣料(也叫倒冲),所以需要设置:生产工单领料单、工单退料单、工单倒冲单。

2、产品需要改修和改制

改修是修复产品形状、性能,修完后还是原来的产品编码;改制是把产品改成了另一个成品。所以有改修领料单、改修退料单、改制领料单、改制退料单。

3、车间和辅助部门领用辅料消耗品等

费用性领料单,需要计入领用部门的费用,这个单别可以叫做“零星领料单”或者“制费领料单”,对应的设置退料单别。

4、车间和辅助部门领用辅料消耗品等

管理部门和研发部门及销售部门领用物料,分别设置相应的单据,名称自己取吧。比如“研发领料单”和“研发退料单”按部门+研发项目核算,“销售领料单”和“销售退料单”按部门核算(可选部门是销售部门和售后服务部门)。

5、为了满足日常其他业务需求的设置

(1)期初开账单

(2)库存调整单

(3)库存调拨单

(4)借出单/归还单

(5)尾差调整单

(6)分库调整单

(7)盘点调整单

(8)委外出库单(也可以用调拨单发料)

(9)委外入库单(委外产品入库)

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jinwa/金蛙

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