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年末谈应收账款管理

年末财务三板斧:早收、晚付、压库存。昨天跟大家分享的是库存管理方面的内容,今天我们详细讨论应收账款的管理。我主要从三个方面跟大家来分享:应收账款超期的原因;业务流程上的优化与控制;应收账款管理加强的思路与应收管理体系的建立。


一、应收账款超期的原因

超期的原因大致可以归纳为以下几类:

1、客户经营情况恶化,资金链断流

经营情况恶化,固定成本短期内无法削减,长期投资(固定资产、研发投入资本化、装修)投入的资金无法短期回笼,日常经营性净现金流呈持续负数,收入下降库存却无法同步减少(滞销品、订单取消形成的材料和成品、客户退货),导致企业快速失血。而供应商和债权人往往会因为担心债权安全而收紧信用额度,加剧了现金流的恶化。国内很多企业包括一些上市公司都陷入此类困境。

2、客户改变付款周期和结算方式

客户不按约定的结算方式,比如改为承兑汇票付款,延迟结算和延长结算期。此类超期看上去不是超期账款,可从企业资金流上看会在短期内陷入困境。实质上是应收超期的变种。比如一些大企业对供应商要求做年度降价,第一季度的货款以降价没有谈妥而迟迟不结算,从而导致账面不超期实质超期。

3、技术性拖欠

客户以结算周期、订单完结、质量问题、内部审批流程等做借口,达到货款晚付的目的。结算周期上,比如从上月16号结算至本月15号,每个月下半月的货款延迟了一个月支付;订单完结上,客户要求订单全部交付才按照信用方式结算,比如一个订单我们三个月才交完,以最后一次交付完成作为结算日;质量问题是常见的借口,甚至以索赔、退货等方式,以达到货款延迟支付的目的;内部审批流程长,从而导致应收款超期。

4、其他原因

比如对账对不清楚或者不及时、发票开错、三方交易、互为供应商客户、商业诈骗、虚假结算等导致的超期。


二、业务流程上的优化与控制

1、销售部门发货时

不同客户收款方式不同,有超期时发货就一定要有财务审核。这个意思是秃子头上的虱子——明摆着。就是不能发。

业务会去催款,或者拿到客户的还款计划,业务员觉得没有风险,会找部门主管、总经理审批。这种情形叫做特批出货。

财务需要密切关注客户的还款承诺是否兑现。还要时常去提醒业务员去跟催货款。

正常的信用额度内的发货财务可以不用审核发货单,系统能直接打印出来;

如果是先收到款再发货的,财务需要进行系统控制或者书面审核;

如果是开具了信用证的,如果系统能管理信用证额度并发货扣减信用证余额的,可以系统控制,否则也需要财务审核。

2、对账、开票

业务员一般需要建立自己的台账,他们应该主动去跟客户对账,对账后提供开票的明细清单电子档——当然最好是客户签字或者邮件回复无误的对账单,财务据此开具发票。发票要登记,业务员把发票给客户,最好是选择邮政快递邮寄或者直接送达。如果发票丢失,只有邮政快递是税总认可的,其他的公司送达税总不认的(超过180天未抵扣的发票的补救,税总有一个文,里面有相关的规定的)。开票出错影响收款是常有的事情,一定不可大意哦。如果发票丢失,为了要拿回货款,可能会重开票,这个税的损失可能就让我们这单业务的毛利损失殆尽。

3、应收账款核销

收到钱冲销应收账款,这个好像不是什么难事,看起来没啥技术含量的。然而,问题90%出在这。比如客户汇款银行扣了手续费,我们收到的金额是扣了手续费后的。如果会计只冲销收到的金额而不把手续费做确认。那长期下来就会有很多的差异。以后对不清账人家不付款,事务所审计发询证函客户不签字。


三、应收账款管理体系的建立

1、账龄表

财务制作普通账龄、超期账龄表,至少每月和财务要召开一次专题会议。问题少又不严重,业务部门主管参加就行。如果有问题,你把总经理、董事长都请来参加会议都应该的。还有在客户有异常情况的时候,业务员、财务、公司领导要紧急召开会议立即商量对策。账龄表要准确、明细要清晰,任何时候都要做好最坏的打算——能随时拿出证据来对簿公堂。

2、最重要的是体系的建设

应收账款管理体系,包括客户管理、业务员台账管理、财务的审核、账龄管理、催款流程、信保体系、激励提成制度。比如提成,很多公司按收入或者利润计算提成,应收往往管不好。改成按回款计算提成,业务员就会认真去跟催货款。

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jinwa/金蛙

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