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会计凭证的基本要求

现在很多企业都用了ERP,一些财务人员在会计凭证上放松了对自己的要求,具体体现在:1、系统抛转的分录缺少凭证附件2、调整凭证/红冲,只有红冲凭证,没有附件资料和说明3、固定资产折旧和长期待摊费用没有附件4、所得税计提没有附件
5、进项税转出没有附件6、差异调整随意,缺少过程还原、差异计算的支持资料
我们说一个简单的要求:如果外部审计的人来翻阅凭证,需要能让凭证使用者:1、从会计分录里,可以通过摘要和会计科目了解业务内容2、附件资料能支撑凭证,不存在缺失和金额不相符的情形3、附件资料属于系统数据,需要导出excel表作分类汇总作为附件,分录与附件完全吻合。
作会计凭证的人,你只需作如下假设:
1、如果我离职了:其他同事可以凭借凭证找到原始的系统数据,再次进行导出数据验证。
2、如果外部审计:翻阅凭证的人,看了凭证后不需要找我解释——凭证摘要和附件足以让他了解凭证所载的业务内容。
会计凭证处理之后,在开始成本计算和月结前,一定要先检查所有费用凭证是否已经全部入账,最好是有一份月末计提清单,对房租、水电费、工资相关(社保、公积金、工会经费)、折旧及摊销、伙食费、进项税转出、大额未付属于当月费用等。做完费用计提后,需要对费用做检查,总额是否与上月差不多,跟上月对比差异较大的费用项目要分析原因——————很多财务人员是成本算完了,等报表出来,做出费用表再做这个分析,这有点生米煮成熟饭、打死狗再讲价的味道了。

成本计算完之后,需要对以下事项进行检查:1、费用性领料是否存在领用半成品、库存商品重新赋值的差异——一般来说制造费用的差异转管理费用-其他或者主营业务成本均可。2、工单完工成本分析,检查是否有工单缺失人工制费的情形。3、销售出库和销售退回,是否有成本为零的情形——由于改修改制导致的成本计算死循环,可能导致品号被锁定,无法给销货单/销退单赋值。
4、发出商品是否跟实际未开票金额相符。以上有差异的需要做好附件资料,从凭证附件需要能看得出数据来源,差异形成的原因,差额计算的清晰过程。

会计凭证处理的优化思路:1、会计科目设置尽量体现总账的“汇总”的属性原材料、自制半成品、发出商品只用一级科目即可——明细在存货模块可以查阅2、生产成本二级科目只需要设置直接材料、直接人工、制造费用即可——设置过细会导致做分录的时候增加很多不增值得工作量3、制造费用设置“制造费用——结转”科目——当月制造费用转出时无需按费用明细+部门(科目*部门数很多公司有几百行分录)逐个转出,按制造费用-结转科目做汇总转出:借:生产成本-制造费用贷:制造费用-转出这样的转出分录是不是倍感振奋?
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jinwa/金蛙

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