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excel内训现场答疑(2)

7月13日讲了一场,有50人左右参加。可能听课后很多学员回去说值得来听听,7月20号报名的人有73人,有一些没有报名的早上也来培训室——结果坐不下,人力资源的同事只好跟他们说没有报名的这次不能听课。

现场还有些问题,值得大家一起关注下?


1、表页里无法插入行或者列

案例情境

插入行或者列的时候出现如下提示

“为了防止可能的数据 丢失,Microsoft Excel不能移去工作表中的非空的单元格,请按CTRL+END,定位最后的非空白单元格,再移除或清除在该最后单元格和数据末尾之间单元格中的所有内 容.然后选定单元格A1,保存工作簿以重新设置所用的最后单元格.或者,将数据移到新的位置后再试”


原因分析

最后行如果有内容(比如空格或者任何内容),插入行的时候,最后一行

会“溢出”表页。同理最后一列有内容也无法插入列。


解决方案:

选定内容右侧第一个空列(选列标,如M,ctrl+shift+→,选定右侧所有列,鼠标右键,点“清除内容(N)”。再选定下方第一个空行向下选定全部空行(ctrl+shift+↓),鼠标右键,点“清除内容(N)”。




2、线条等对象如何批量删除

案例情境

表页里的一些对象,比如线条,通过删除列或者删除行无法去掉。


原因分析

删除行或者列,只限于行列里的内容。如果时对象类的图形、线条,不能通过删除行列来实现对象删除。


解决方案:

定位(ctrl+g)——定位条件——可见单元格——对象——确定。

选定了所有对象,再按delete删除。


3、表格里有一些空白如何快速填充

产品大类产品数量单价金额
Aa19643  4,128.00

a26076  4,560.00

a38916  1,424.00

a47522  1,650.00

a58775  6,525.00
Bb14161  2,501.00

b28986  7,654.00

b310039  3,900.00

b47732  2,464.00

b52478  1,872.00

案例情境

数据存在空值,做汇总时不方便,需要填充大量的空单元格。


技巧

选定要填充的区域-ctrl+g定位-定位条件-空值-确定

输入=号后,按↑,得到第一个取值公式按ctrl+enter,批量输入公式


适用

非经常重复做的一次性的处理,如果是重复做的工作,用函数效果更好。


技巧

插入辅助列

输入公式=if(C5<>"",C5,B4)

产品大类1产品大类产品数量单价金额
AAa19643 4,128.00
A
a26076 4,560.00
A
a38916 1,424.00
A
a47522 1,650.00
A
a58775 6,525.00
BBb14161 2,501.00
B
b28986 7,654.00
B
b310039 3,900.00
B
b47732 2,464.00
B
b52478 1,872.00

解释:如果右侧非空则取其值,如果右侧为空,则取本行上方单元格值。


适用

如果做模板,不希望每次都做定位并输入公式,可以做成本案例的样式,粘贴基础数据后即可得到想要的结果。


4、做数据要求不用合并单元格,但有些时候还是希望用合并单元格让表格更美观,有没有办法解决这个问题。

案例情境

要求对产品分组做合并,但是要求合并后保留B列产品分组的内容。


操作步骤

1、在A列做相应行的合并,并加边框

2、选定设置好的合并单元格-格式刷,刷目标区域B5:B15。


产品分组产品1月2月3月4月5月

第一组P1122672613411157776
P280579612315261059
P3666136610211297702
P453213029231409567
小计32294190451643893104

第二组P510006729541439812
P6637142910108501119
P714291142122510331312
P86321424852849632
P9127911531371808527
小计49775820541249794402


合计820610010992893687506

3、对合并后数据设置居中:鼠标右键-设置单元格-对齐-垂直对齐-居中

4、删除A列的辅助样式:选定A3:A15-合并单元格-ctrl+d即可清除

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jinwa/金蛙

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