excel内训现场答疑

学员现场提了一些问题,应该是比较有代表性的,看看你遇到过哪些?又还有哪些悬而未决?


1、隐藏了部分行,用定位-定位条件-可见单元格,然后再复制粘贴,发现隐藏行的内容依然出现

解决办法:如果是隐藏了行或列,选择要复制的区域,直接复制粘贴,隐藏行、列的数据不会出现。


2、工作表页第一列隐藏了无法拖出来

选择行号和列标的交叉处——选择整个表页,然后拖动任意两个列标之间的分割线(其实就是做调整列宽的操作),所有列都显示同样的宽度,A列得以正常显示。



3、打印表页的时候,明明只有一页结果出来好多好多空白页

因为表页空白处可能存在空格或者其他字符,没有设定打印范围的时候执行打印的命令,会直到打完表页内所有有内容为止,所以要打印完最后一个字符,可能就会打印出很多个空白页。解决办法是:选定要打印的区域——页面布局——打印区域——设置打印范围。或者是清理多余字符。


4、两个excel工作簿之间无法建立引用(公式)

由于不同进程打开的两个excel工作簿,而导致无法设置公式取数。解决办法是:保存并关闭。打开一个工作簿,在左上角office按钮——打开——找到另一个工作簿,这样就保证了两个工作簿是同一个进程打开,就可以正常设置公式取数了。


5、透视表数据默认“计数”,修改为值字段设置为“求和”很繁琐

因为数据区域有空白,在一列数据里有空白或者文本,透视表默认对该列“计数”。解决方案:选定这个数据区域——ctrl+g定位——定位条件——空值,键入0,按ctrl+enter批量输入。重新做透视表,即可默认改列为“求和”。


6、做透视表时无法对日期进行按“月”、“季”、“年”汇总

如果日期列有非规范的日期,比如录入成了2019.7.13,或者设置成了文本,或者虽然日期没问题但透视的范围有空行。都会导致日期字段无法按月季年进行组合显示。


7、工作簿用了很多年,打开非常慢,也遇到过文件损坏的情况,要怎么防范

工作簿用的时间长,里面一些设置会导致excel工作簿非常慢,当我们发现文件容量非常大、打开比较慢的时候,最好是給文件做瘦身:

(1)对原文件的瘦身

删掉工作簿里多余的表页;清除填充色;批注如果可以清理最好删掉,通过定位-定位条件-对象可以删除图形、线条等。

(2)做成新工作簿

新建一个工作簿,把老文档里的内容复制,选择性粘贴——数值。再选择性粘贴——公式,网格线、填充色、批注就不带过来了。重新设置网格线,如果公式引用了原工作簿的其他表页,要把其他表页数据页誊到本工作簿后再重新设置公式(公式可以批量替换的)。

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