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EXCEL半天内训安排

​Excel教学,一种是亦步亦趋的用时间堆出来,学一个月时间估计能学完全应用技巧、函数、图表。另一种是调动学员积极性,让兴趣成为他们的老师。这次半天的课程,我只能选择第二种方式:


应邀给一家企业做Excel技巧及函数的培训,这家企业1989年成立,30年的沉淀,有浓厚的学习氛围,报名人数超过100人。7月13日是第一次课来了50多人,我知道那些应用技巧对他们来说可能大部分都是知道的。于是我对课程做了一些调整:

一、展示一些效率提高10倍以上的具体应用

1、根据现金银行的流水,批量生成会计凭证(效率提高10倍以上)

2、批量对比内外购价格并计算出切换带来的节约(效率提高50倍以上)

3、VMI业务全流程存货管理及生产需求计算(提高效率20倍以上)

这个阶段,目的是让大家对excel有新的认识——除了日常数据管理,还能处理一些较复杂的工作,而且可以把效率提高10倍甚至100倍以上。

二、对常用技巧挑选部分内容讲解

技巧篇目录

01   全选

02   冻结窗口位置

03   跳选设置公式

04   双击快速填充公式

05   设置公式后,跳选快速填充

06   快速到底部(1)

07   快速到底部(2)

08   快速到底部(3)

09   快速选整列(行)

10   快速跳选多列(行)的数据(1)

11   快速跳选多列(行)的数据(2)

12   不相邻跳选

13   身份证号码提取生日

14   电话号码加空格

15   文本和数字的拆分

16   按颜色求和(1)

17   按颜色求和(2)

18   分列-将文本数字转数值

19   分列-将后置负号前置

20   分列-将数值转文本

21   分列-按特殊字符

22   双击-调整列宽与行高

23   表页-插入表页

24   表页-增加副本

25   表页-迁移表页

26   表页-隐藏

27   单元格-保护

28   单元格-看不见内容

29   单元格-格内换行

30   单元格-减少宽度

31   单元格-斜线表头

32   单元格-特色批注

33   单元格-合并保留数据

34   单元格-复制可见内容

35   单元格-多次粘贴

36   单元格-格式刷

37   单元格-巧消除智能转换

38   单元格-选择性粘贴当格式刷

39   其他快捷键-F9

40   其他快捷键-ctrl+f3

41   其他快捷键-alt+shift+→

42   其他快捷键-F2

43   其他快捷键-shift+↓

44   其他快捷键-ctrl+g

45   其他快捷键-F4

46   其他快捷键-橡皮擦

47   数据—移动部分数据

48   数据-基本要求

49   数据-自定义名称

50   数据-插入表

51   数据-删除重复值(1)

52   数据-删除重复值(2)

53   数据-删除重复值(3)

54   数据-删除重复值(4)

55   数据-批量填充空值(1)

56   数据-批量填充空值(2)

57   数据-批量填充空值(3)

58   透视表-如何布局

59   透视表-经典布局

60   透视表-数值排序

61   透视表-引用表内的数据

62   透视表-计算字段

63   透视表-美化表头

64   透视表-计算项

65   打印-缩印

66   打印-单色打印

67   打印-页面居中

68   打印-每页都有标题行

69   开发工具-调出开发工具菜单

70   开发工具-数值调节按钮

71   开发工具-滚动条

72   开发工具-选项按钮

73   单变量求解

74   模拟运算表

75   同工作簿窗口并排

76   快速查找表页

77   多表页操作

78   多表页文档生成带链接的目录

79   打印时多出很多“空”页      

80   线条等对象删不掉

81   无法插入行或者列


这个环节,我花的时间较少,因为公司用SAP系统,所以就一些SAP系统导出的数据处理,比如18-20这几个内容,以及alt+=可以快速小计和合计公式的设置。大家都兴致勃勃地听着,脸上时不时洋溢着“惊喜”,好像在说:原来还可以这样!

三、函数学习环节

函数的讲解一般都会比较枯燥,我本来设计了一套函数教学的工具,但发现很多学员都是制造系统的,于是放弃了具体案例讲解的这一套工具:


序号

案例

函数

第几次出现

第几个

1

结汇损益统计表

year

1

1

month

1

2

text

1

3

match

1

4

hlookup

1

5

round

1

6

2

合同管理台账

if

1

7

countif

1

8

vlookup

1

9

right

1

10

3

物业费台账

datedif

1

11

iferror

1

12

eomonth

1

13

date

1

14

4

物料编码自动生成流水号

max

1

15

text

2


countif

2


5

前十大客户数据提取

large

1

16

vlookup

2


if

2


6

库龄分析

eomonth

2


min

1

17

vlookup

3


sumproduct

1

18

max

2


7

账龄分析

eomonth

3


vlookup

4


lookup

1

19

iferror

2


vlookup

5


sumif

1

20

sumproduct

2


8

结汇损益统计表

year

2


month

2


text

3


index

1

21

match

2


9

从摘要中提取发票号

lookup

2


mid

1

22

min

2


find

1

23

row

1

24

len

1

25

indirect

1

26

rept

1

27

10

营运资产评估模型

lookup

3


round

2


11

找比零大的最小值

countif

3


small

1

28

max

3


if

3


12

公式的组装与拆解

int

1

29

small

2


if

4


round

3


我的本意,是想通过12个案例,告诉大家哪些函数较为常用。

因为受众的原因,我换成了这一个套教学工具:

星级常用函数表达式文本说明
★★★★★round=round(number,num_digits)保留指定的小数位数
★★★index=index(array,row_num,column_num)取指定区域的数值
★★choose=choose(index_num,value1,value2,...)取指定区域或者数据
★★★offset=offset(reference,rows,cols,height,width)位移后根据参数取单元格或者范围
★★★★★vlookup=vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)在指定区域第一列找到目标,在找指定列的值
★★hlookup=hlookup(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)在指定区域第一行找到目标,在找指定行的值
★★★sumif=sumif(range,criteria,sum_range)根据条件求和
★★★sumifs=sumifs(sum_range,criteria_range,criteria,...)指定区域,多个条件求和
★★★★★sumproduct=sumproduct(array1,array2,array3,...)根据多个条件求和,或者根据多列数据求金额
★★★subtotal=subtotal(function_num,ref1,...)根据参数针对筛选的数据求对应的数值
★★★match=match(lookup_value,lookup_array,match_type)找区域中符合条件的内容的位置
★★★find=find(find_text,within_text,start_num)在文本中找字符(串),返回出现的第一个位置
★★★★date=date(year,month,day)组合三个值成为一个日期
★★★★year=year(serial_number)取日期中的年
★★★★month=month(serial_number)取日期中的月
★★day=day(serial_number)取日期中的日
★★★★today=today()返回今天的日期
★★now=now()返回今天的日期及时间
★★★★★iferror=iferror(value,value_if_error)显示非出错公式结果或将错误值赋值
★★★★★len=len(text)求文本长度
★★int=int(number)把单元格的公式运算结果或者值取整
★★★★mod=mod(number,divisor)求余数
upper=upper(text)小写字母转大写
★★left=left(text,num_chars)从文本左边开始截取指定长度,形成新文本
★★right=right(text,num_chars)从文本右边开始截取指定长度,形成新文本
rand=rand()返回0~1之间的随机数
★★★randbetween=randbetween(bottom,top)返回指定范围的随机数
★★★★max=max(number1,number2,...)对多个数值或者一个区域的多个值求最大值
★★★★min=min(number1,number2,...)对多个数值或者一个区域的多个值求最小值
★★★★large=large(array,k)最区域里第几大的值
★★★small=small(array,k)最区域里第几小的值
★★★row=row()返回单元格的行号
★★★column=column()返回单元格的列标
★★rows=rows()返回区域的行数
★★columns=columns()返回区域的列数
★★★★substitute=substitute(text,old_text,new_text,instance_num)替换指定字符为新字符,替换就替换嘛
★★replace=replace(old_text,start_num,num_chars,new_text)替换文本中指定位置指定长度为新字符
★★★rept=rept(text,number_times)按指定个数重复字符


这个环节,讲了函数学习的技巧,介绍了常用函数,重点介绍了函数的组装和拆解。这套函数练习工具,每一个设置了公式的单元格我都用了黄色加亮。课后可以用于学员练习。

四、收尾环节

1、对课程做了简单回顾;

2、对学员的建议是:兴趣是最好的老师,大家可以通过分享的课程资料去练习;

3、每个人给自己定个小目标:

(1)掌握
个技巧

(2)学会
个常用函数,学会公式的组装和拆解;

(3)改善
个工作文档,效率提高10倍以上。

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jinwa/金蛙

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