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jinwa成本实务答疑(一)-业务规范

成本和业务关联最紧密,业务规范的好坏,决定了我们取得单据、数据的质量。

业务操作灵活多变,能规范企业与成本费用相关的业务成为成本会计不可缺少的能力。


一、成本因灵活而让一些人看起来有点“神秘”

成本是会计各个岗位中最灵活的,因为企业业务、系统和个人的经验不同,具体业务处理起来可选的方法很多,操作起来很灵活,这些方法的选择甚至是采用系统进行一些灵活的处理,都是基于成本会计对业务、对财务软件系统以及他们丰富的经验来做出的。所以在不了解成本核算的人看来成本很神秘。

最后要告诉大家的是:成本会计需要坚持会计核算原则的前提下根据企业业务、用系统和经验去规范业务操作,灵活处理异常业务。而收入成本配比、权责发生制、重要性原则等等这些基本的会计原则成本会计是需要去遵守的。


        二、厂长和会计的竞赛——非会计专业胜在业务的熟悉上

要教会一个生产厂长[1]做成本,一天时间就可以了,相比会计,生产厂长的优势:熟悉工厂的管理、熟悉产品、熟悉工艺、熟悉费用构成、了解成本习性。对厂长来说,做到以下三点就可以成为成本会计了:

(1) 了解费用和成本相关的会计科目;

(2) 业务活动对应的单据有哪些且有什么要求(准确、及时、完整的单据);

(3) 料工费[2]如何在完工产品和在产品之间划分。

生产厂长对业务到单据认知度的优势是成本会计不能比的。

而一个会计要学会做成本,可能需要一周甚至几个月时间。会计对分摊分配的理解数据处理、对科目的熟悉程度比厂长有优势,但对工厂的业务和内部控制甚至流程的了解却是弱项,很多会计甚至对制造系统个块业务感觉到非常的陌生,而有何一些技术性的东西、专业术语等交织在一起,所以很多会计在工厂里呆了几年,甚至是成本会计岗位上呆了几年,对业务也不是非常了解,对业务转换为单据的过程出现的错误束手无策——当然这一方面可能是能力问题,但另一方面可能是观念问题,因为我们很多成本会计认为业务部门的规范是业务部门的事情,成本会计职责只是数据加工。对会计来说,熟悉业务、熟悉系统、结合内控再考虑将业务转换为单据、数据表(例如工时[3]统计表、工资汇总表),后续核算就简单了,而熟悉那些业务内容,可能需要一周甚至是几个月的时间。



[1] 生产厂长:专管工厂制造系统业务,主要包括采购开发、采购、生产、库存管理、质量管理、技术支持


[2] 料工费:是生产成本-直接材料、生产成本-直接人工、生产成本-制造费用这三个科目的简称


[3]工时是指一个劳动者工作一小时即为一个工时



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三、谓有源头活水来——重规范,核算、分析变得简单

数据收集的准确、完整、及时是分析的前提条件;业务单据的设置是关键;部门设置和分摊依据的合理选择是核算结果准确合理的保障。
当我们熟悉业务后,结合企业的内控设置系统来处理日常业务,将能给我们核算提供最基础的数据资料,我们进行归集、分摊、结转,得到的成本、费用数据,就是后续做成本分析的素材。换句话说,成本核算前期的规范工作做到位、成本核算的分摊分配合理,核算结果才可靠。
分析只是对数据和成本要素的还原、对比,从数据中提炼管理层所需的信息并不是难事。

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四、成本最重要的工作:业务——单据——会计语言

我们知道经济活动都要用会计语言反映出来,最后才能得到经营成果和财务状况。而把业务转为会计语言前,我们需要有单据、表单来记载。而这个单据、表单反映的信息是否准确、完整则至关重要。将业务装进单据,把单据变成会计语言,是成本会计的精髓
当我们熟悉了这些业务,我们再把整个经营活动的循环结合起来看:从市场寻找客户需求——研发产品——试产送样——认定合格后我们批量生产——根据客户交货计划我们下采购订单采购物料——组织生产——销售出货——市场变化客户提出新的需求

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五、财务软件不只是工具

为了从繁重的库存单据管理、统计中解放出来,开始出现了库存管理系统,但是很少考虑账务处理和核算的需求,它开始是与总账模块的分开,早期的用友软件存货、成本、总账这些都是独立模块;为了简化总账系统凭证的处理,开始出现了库存、成本、销售、总账集成的财务软件,到后来资产管理、薪酬体系都纳入了系统管理。现在的软件系统已经不止是财务软件,而是整个企业的资源管理系统。而经历了多年的实践、改进以及和企业精英们的交流后,软件系统也吸收了很多企业的管理思维。

我们在用软件和软件实施的时候,一方面软件将一些业务做了规范的设置,这些固化的模式让我们在以后业务操作中受益;另一方面,负责软件实施的顾问公司在实施时,会将他们学到的其他公司的好的做法也做介绍和引进。这样无形中我们通过软件的实施学会了其他企业的先进操作方式和一些经验。

我们通过软件中用户角色的设置,将权限做了严格的规定和分配,这样可以避免人为的随意性,也将内控较好的置入了软件。

软件在很大程度上减轻了我们的工作量,实现了信息的共享,很多单据不需要通过手工填写,甚至无需打印出来,业务就在系统中进行了处理

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六、成为顶尖成本会计——熟悉业务,善用软件,把规范业务作为第一要务

         

我们需要花大力气去了解过程、跟踪过程:全盘业务中凡是涉及到成本费用的,我们都需要去熟悉,很多概念也需要我们去了解;熟悉业务和规范业务后,我们需要去跟踪业务部门执行的情况,适当做检查、监督。

前面提到,我们需要先了解一个工厂的业务,特别是研发、采购、仓储、生产、费用、销售相关的业务。从厂长、财务经理的视角出发,高屋建瓴才能保证我们用管理者的思维去思考问题。然后再考虑如何将实际业务转换为数据(单据、表格)。最终的数据加工——归集[1]、分摊、结转,将数据转换为会计语言,最终的成本核算就是水到渠成的事情了。能把任何制造企业的业务用专业知识通过软件去转换单据和会计语言。

[1]
归集:顾名思义就是归类并汇总,比如将员工的工资按部门归类汇总,分别计入不同费用类别;又比如将所有制造费用分别按费用项目归类(计入科目)并汇总起来,以便后续分摊。



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非常专业,贴近实务,好!
Let's Finance!财富创造美好生活!爱财务、爱生活!

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经典案例分享:
今天早上,采购开发的工程师找我,说11月份采购AB两种润滑油各6bot(瓶),每bot价格分别是1000g和800g,价格分别是500和200元。价格信息维护的时候,错误地维护成了100g和80g的价格为500与200元。上月各采购6bot——仓库入库是600g和480g,A已经被领用了600g。
如何把这个错账消除?

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经典案例分享——解答:
思路(一)提示:
1、采购的时候,价格虽然维护错了,可供应商送货和仓库收货以及车间领用都是按照瓶来领用,往来款和费用都神奇地没有错——真是一路糊涂呀。
2、我们怎么才能把这个错误的采购冲销掉?——那就要先退已经领用的6瓶A(600g,实际上是6000g)——再做退货订单退货——生成负数应付款冲销之前的应付账款,到这里错账就还原回去了。
3、修改采购价格——重下采购订单——按照新订单收货——生成新的应付账款(这个可以在月末统一暂估)——补领A润滑油6000g(6bot)。
这个方案和采购开发(寻找供应商和在系统里面录入采购价格的人)、生管(下采购订单和做付款资料的人)、仓库(负责订单收货和退料的人)、数据小组(维护物料编码和审核价格信息的部门)都商量妥当了,生管的人说:这个编码用1000g和800g做单位报价,以后领用的时候却按照bot来,最好是把编码升级吧。
所以就有了

思路(二)提示:
1、领料部门退A润滑油600g(6bot);
2、生管部下退货订单退A/B个6bot,仓库退货单;
3、生成负数应付款,冲销之前的应付款;
4、升级编码——申请新的物料编码,维护正确的采购价格;
5、仓库做AB各6bot的收货(月末财务做暂估入库);
6、领料部门领用新编码6000g(6bot)。

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hehe
我可能审核通过了

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不错,从群里来的

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怎么就我一个人呀,老师我来报到了

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我是新手上路一颗五角星怎么能变多呢

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谁能告诉我

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我写的废话居然跳到第二页了

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哈哈。来报下到

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针对案例一的一些业务相关内容和大家做一些介绍,让给菜鸟们准备一份营养大餐:
(一)业务分工
部门-人员                  职责
采购开发部-采购开发工程师   寻找供应商、组织招标定标,在系统里面录入供应商信息、询价和报价信息;采购监督-数据维护员         维护供应商数据,维护物料编码,审核采购开发维护定标的报价信息;
SQM(供应商质量管理)-工程师 对供应商供货的质量把关,对供应商进行审查;
生产管理部-采购员          下采购订单(关联系统已经维护号的报价信息)、同供应商对账、做付款资料并提交财务申请付款
仓库-仓管员                负责采购订单收货(退货订单的退货)、各部门领料单的发料、工单领退料等
财务部-财务主管或成本会计   对各部门业务进行协调,提出规范操作的方案、建议。
(二)业务流程
采购开发询价,找多个供应商报价(大宗长期的采购要组织招标、定标)——采购开发提交资料、SQM三个部门对供应商资质进行审查、采购监督对报价结果对比——采购监督数据小组审核报价信息——采购部(或生产管理部)下达采购订单——订单审批——订单传递给供应商——供应商交货——仓库收货——财务月末做当月采购的暂估入账。
(三)暂估入账相关分享
暂估的方式可以分为含税暂估和不含税暂估、逐笔暂估和月末一次暂估、下月冲回暂估和不冲回暂估几种方式。
(1)含税和不含税的暂估
前一节我们讲到了逐笔含税的暂估方式,我们接下来探讨,如果不含税暂估,则只确认不含税的材料款作为应付账款,库存库存材料金额和总账是一致的,而应付账款则有含税和不含税的区别。
(2)逐笔暂估和月末一次暂估
如果是逐笔暂估,不论是否含税,这个时候,我们每笔材料采购入库,我们都会有一笔原材料和应付账款的暂估,保证库存材料金额和总账是一致的。而月末一次暂估的方式,在月底暂估前,原材料的库存帐是根据采购入库有增加,而总账的存货科目并没有变化。这个道理很简单,仓库记账如出纳逐笔登记现金进出账,保证了现金日记账的余额和库存现金一致,但是凭证处理集中在月底,所以总账在没有做完凭证时,是无法和现金日记账的余额一致的。
(3)下月冲回与不冲回
如果下月冲回暂估,我们只有在月末暂估这个时间点库存和总账是一致的,次月初冲回的时候,库存又回复到暂估前的状态:没有开票的采购没有在总账反映出来。
三种方式结合起来,可能是:逐笔含税不冲回;逐笔不含税冲回。孰优孰劣,和系统的功能有些关系。实际应用时请认真考虑,选择适合自己企业的方法。

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案例(一)相关分享——细说暂估
当仓库按订单收货的时候,如果要保证总账存货金额和仓库的存货金额一致,则我们在总账做一笔确认材料和应付款的分录;如果不能逐笔收货生成相应的分录,则我们在月末要做当月采购的暂估处理。
“暂估”是因为没有开票,按照订单价格来确认应付款和存货金额,因为以前的制度规定没有收到发票的采购是不能税前列支的,但是要计算领料的加权价格,又必须把没有取得发票的采购纳入计价的基础。
原材料购进确认的应付账款是否要包含进项税?这个需要看企业管理的需要,如果要准确反应对供应商的债务,就需要采用对进项税也做个估计。
而进项税票什么时候收到并扫描与确认的月份可能大多不一致,现在介绍一种简单的处理办法。
(1)        采购入库
借:原材料                    10000       
借:应交税费-暂估进项税       1700   可以分供应商核算
贷:应付账款                  11700
(2)        收到发票并扫描当月
借:应交税费-应交增值税-进项税       1700
贷:应交税费-暂估进项税               1700  可以分供应商核算
(3)        技巧:
无论发票是在应付确认的前月收到、当月收到还是之后收到,两笔分录可以照做,如果暂估进项在借方,证明应付已确认,而税票未收到或未扫描,暂估进项在贷方,证明发票已经扫描,但是应付还未确认(材料采购一般不会出现,有些运输费发票和零星采购没有入库存账的,发票一般都扫描较早,而财务收到付款资料较晚)。对于当月收到当月扫描的也分开分录做,不直接做进项税科目,因为这样处理,可以减少对账。
(4)        差异调整:
无论是进项税暂估还是材料入库的金额有差异,都可以通过调整应交税费-暂估进项税和主营业务成本科目。如果是涉及辅料,可调整当月制造费用或者主营业务成本(在用该材料生产的产品都已经实现销售,就不宜调整制造费用科目,而应该调整主营业务成本)。
例:9月份材料采购不含税价格1289.97元,约定税率17%,当月取得PR采购机维修小五金增值税专用发票,税额34元。10月份材料取得材料专用发票,实际开票的时候价款和税金有差异,进项税219.30元,价款1289.96元。10月维修小五金报账,税额34元。
9月分录:
暂估入库:
借        原材料                             1,289.97
        应交税费-暂估进项税                 219.29
贷        应付账款                          1,509.26
进项税认证:
借        应交税费-应交增值税-进项税        34.00
贷        应交税费-暂估进项税                   34.00
10月分录:
调整差异常并确认税票认证:
借        主营业务成本                         -0.01
借        应交税费-暂估进项税                   0.01
借        应交税费-应交增值税-进项税  219.30
贷        应交税费-暂估进项税          219.30
小五金报账分录:
借        制造费用-机物料消耗          200.00
借        应交税费-暂估进项税           34.00
贷        现金                          234.00

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到了年底了,要组织年终大盘单啦。盘点都要注意哪些事项呢?
请参考盘点联络:

为了全面、真实反映公司财产、经营状况,现就2011年年终存货盘点有关事项通知如下:

一、盘点时间

2011年12月31日8:30—2012年1月1日,共两天

二、盘点范围

仓库物料(含供应商寄售)、外发物料(委外加工)和寄售成品及生产线存货(不包括已提前盘点的低值易耗品)

☆存货指:原材料、成品、半成品、包装材料、辅料、发外加工料件等。

☆原材料包括:良品、来料不良、损坏仓料件。

☆无实物库位物料:包括借出给供应商和公司部门借出,不纳入盘点范围,但相关部门要取得实物接收方的确认资料。

供应商寄售物料(按供应商打印清单盘点,每个物料后增加实盘数、点数人、核数人三列)。

☆外发物料:我司委外加工发出的物料。

☆寄售成品:我司以寄售方式发出的成品。

三、人员编组

1.盘点指挥:分管副总或者总经理

2.盘点协调:财务主管

3.盘点组长:生管部主管

副组长:仓库主管、现场主管

4.点数员及核数员:各小组组长负责提供盘点人员名单给财务部,经分管副总审批后公布实施,11年12月23日前提交财务部备案。

5.外部监盘人员:会计师事务所

6.抽盘人:财务部人员

四、盘点前准备工作

1.动员会:20111216完成

2.盘点人员的培训,于20111224日前完成,由吴远新经理负责。

3.按盘点时间,生管部提前发出停止收货通知书。

4.盘点卡填写规范(略)

5.    仓库收料截止日期及对供应商的通知发出;生产线领退料截止日期和成品入库截止日期;销售出货截止日期的约定。

五、盘点进行

1、以静态盘点为原则,盘点开始后停止所有物品的进出和转移。

2、盘点卡数据如有修改,必须经点数员和核数员双方签字确认方可生效。

3、盘点终了,由财务部通知统一收卡。

4、发外加工料件:提前联络加工方落实盘点事宜;发料截止12月24日,将截止日前发外加工料件清单发函供应商确认;供应商盖章签名后原件12月28日前务必寄回。

5、寄售成品,需要在12月30号核对完毕,销售部担当发出清单,需客户确认盖公章并发回原件。

六、盘点数据及报表

1、盘点数据输入:仓库存货盘点数据由仓务在库存系统中录入,财务负责审核;生产线存货盘点数据由各所生管部在EXCEL中录入,交财务部审核。

2、盘点报表完成时间:2012年1月4日17:30前。

七、盘盈盘亏处理


财务部将盘点报表与存货系统应存数进行核对,并于2012年1月4日生成盈亏报告表,交所部分析原因后,2012年1月5日前返回财务部,呈总经理审批。


特此联络。

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盘点最重要的一个字:静

静态盘点,就要求所有货物移动都要停止,所以对采购、销售、生产领料、费用领料、成品入库这些都要做好截止日期的约定。

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盘点在线物料关键词:清理工单

首先我们讨论年末仍未全部完工的工单的盘点思路。针对这些工单我们有两种思路,我分别做分析:
1、如果我们可以导出年末未全部完工工单的材料数量,这里可以得到一个理论数,接下来我们各生产线去盘点实物,把材料、半成品的实际数量都统计出来按物料编码(材料或者半成品编码)汇总。对某一个物料来说,汇总清单的数量-在线理论数=盘盈亏数量。
问题:
(1)如果有盘盈亏,需要去按照工单去做处理,假设材料a盘亏10个,相应的工单有很多个。到底是哪个工单多了哪个工单少了呢?
(2)如果知道是A001这个工单有10个物料的盘亏,我们如何处理?当然大家知道把a材料从这个工单退10个到在线仓,然后在在线仓做盘亏(实际盘点数填0)就可以解决这个问题。
(3)总的盘亏数量知道,而各个工单的盈亏数量却很难弄准确。如果不能调整为这个工单的实际材料数量,第二年一开始这个工单就会缺料而无法完工,工单按照BOM计算的需领用数量已经领足,实物却并没有那么多,这样影响这些工单来年的生产。

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