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职场经验分享(5)-定期优化

即使是我们每月做的事情,效率都会有很大的提升空间;哪怕是你认为已经改善到了无可挑剔的程度,其实还是有许多不足。听来匪夷所思,我举例子说明:

搞不清楚excel为什么会崩溃,原因不用管它,反正就是那种做着做着却没有保存,然后咔嚓一下,没了,啥都没了!打开后发现还是解放前的状态,或者只剩下一些文字和数字,格式公式啥的都没了(/(ㄒoㄒ)/~~)。我说的这个不是重点,而是撸起袖子重新来一遍那个体验。每次重做的时候,我都会发现比原来的速度快了一倍还不止。


这个经历很清楚的告诉我们,如果你足够专注、足够熟练,正常状态应该比现在快一倍有余。那我们如何去定期优化我们手头的工作?


定期优化有几种方法:

​1、运用运筹学,重视准备阶段的工作

我们都有过这样的经历:很赶很赶,忙得脚后跟踢后脑勺。可关键时刻别人的数据没有提供或者数据有误,最要命的是人家都下班了,鬼影子都找不到,留下自己一个人在办公室孤灯凌乱。

有些人看起来做得慢,但他会统筹,事前的准备工作做的充分,让人家先把活提前一点干完,给自己检查的时间。真的开始动手的时候,不会中途因为其他人或者辅助工作没完成而被迫停止。

2、工作模型化、智能化

2008年10月上了SAP后,系统导出的数据,需要在excel再次加工,3个月时间里,我做了70多个模型。我导出科目余额表有空行空列,而每月结账我至少要导出4次不同阶段的科目余额表。每次导出来后都去整理数据,这个时间花的冤枉。大概的思路都是,把数据粘贴在基础表页,取数表页设置好了公式,会自动生成需要的结果。一次设置好了,把一年50次左右的导出调整的时间都省了。比如递延所得税资产,每月有政府补助、计提坏账准备等等需要计算去调整递延所得税资产,有些人每月会去逐项分析到底是借方还是贷方。如果做好了模板,自动生成凭证,提示递延所得税资产是借方还是贷方。这不止是高效,还避免了出错。

3、为解决问题而学习相关的知识、技巧——参考职场经验分享(1)

4、调整自己的工作计划,把一些忙碌时的工作内容在不忙的时候完成

每次我做一个循环的审计,往往事先会做审计底稿,思考本次审计循环的重点关注的风险控制点,在要去现场审计前,我一般会先各个子公司走一圈,跟相关人员先做口头沟通,约好现场审计的日期以及预约会议室。

如果不是事前准备工作先做好,到了现场,可能我们需要找的人他有其他紧急、重要的事情在忙,或者连会议室都订不到。

5、从业务源头、流程、制度做优化

如果时业务端的问题导致工作效率、质量受到影响,这个就是大事情了。我结账的时候,如果工单有异常时无法完成成本结转的。常见的错误是工单存在异常,或者有人在做关联模块的业务。我见过有成本会计结账的时候,不停返工修改错误,同时还要不断打电话告诉对应的用户退出登录状态。因为业务端的错误浪费了很多的时间,这些都是无效劳动。类似的其他事情有很多,知道如何去杜绝这类问题是非常有价值的。开源节流、创造价值的工作,往往就在这些优化过程里。

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jinwa/金蛙

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