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财务工作心得-为什么上ERP是在找死?

ERP,书上网上的解释有很多,也很专业,这里做简单化白话式的理解:就是利用电脑软件系统,把各个部门、各项业务有机地整合在一起,使各项事务的操作和管理都能流程化、标准化,以提高工作效率,同时达到降低消耗、节省成本和费用的作用。最根本的目的是使经营和管理规范化、高效化,从而提高经济效益费用的作用。


一般说来,业务简单、规模小的企业,基本上不需要上ERP系统。而规模庞大、业务相对复杂的集团性企业,就需要上ERP系统。尤其是规模发展到一定程度民营企业,更是迫切地需要一套先进的管理系统,来帮助企业实现规范化的管理,因为过去家族式的管理已经无法适应企业的发展速度和发展规模了。尽管有的民营企业老板并不真正了解ERP到底是什么,但他们从各种途径都听说过这个,知道这个是企业规范化管理的好工具,所以他们首先想到的就是ERP!


既然ERP有这么先进的功能,能帮助企业解决经营管理上的问题,那为什么又说,上ERP就是找死?


根本的原因,还是在于企业的老板没有真正地了解ERP的复杂性,盲目、急躁、不切实际,妄图一夜建成空中楼阁所致!


实际上,ERP系统,只是一个经营管理的辅助功能系统,它只是经营管理的辅助工具而已。而这套工具的使用,必须附着在企业的经营管理的流程上,也就是说,要有效使用这套工具,企业首先必须要有一套先进的、完整的经营管理流程作为基础,再通过ERP系统来把各部门各环节的流程有机地串联起来。ERP这个工具的作用,就是使这些分散的流程有机地结合起来,高效运转。


简单地做个比喻,ERP就好比我们会计使用的财务软件一样,它只是一个办公工具,有了这个办公工具,就能够减少人力、提高工作效率。而要能够有效地使用这个工具,还必须要由会计从0开始,去做初始化的设置,并且最关键的前提是,必须首先具有既定的核算程序和方法、具有已经成形的报表编制方法和格式等。并不是说,公司买来一套财务软件给会计的电脑安装上去后,整个财务工作就规范化了,就没有任何问题了。


所以说,ERP能不能有效实施,并不是把ERP软件系统安装上了,就万事大吉,就只管坐享其成了,而是要考虑到方方面面,需要经过一个复杂的过程,在付出艰辛的努力之后,才能基本达到设想的目标。ERP能不能成功运转,涉及到诸多方面的因素,下面分别就这些因素进行简单的分析说明。


首先,企业必须具备有相应的基础


1. 电脑应用基础。


各环节参与操作ERP的人,必须都是熟悉电脑操作的人,这是最起码的最基本条件要求。如果企业的工作人员连基本的电脑键盘操作都不会,就匆忙上ERP系统,就妄想一步到位规范管理,无异于是企业自己在找死。比如,有的仓管员,从来就没有接触过电脑,或者只会在电脑上打游戏,其他的一概不懂,如果直接让他们来操作ERP的库房系统,纯粹就是在故意搞乱仓库管理。这样的话,上ERP还不如原始的手工操作。


2. 与各项业务、各个部门(或分支机构)、各个环节相关的全面而规范的操作流程以及规章制度基础。


这些是ERP要实施的主要内容,也是ERP能否上、以及能否成功运转的关键内容。可以说,整个ERP系统就是靠附着在这些操作流程和规章制度上来开展的。虽说有的ERP系统自身也附带有相应的操作流程,或者ERP实施机构也会提供相应操作流程,但大多数都很难符合企业的实际,如果企业没有自身成型的规章、流程和制度,盲目照搬ERP系统附带的流程,立刻就会让经办人员因为突然改变了习惯的操作方法而变得无所适从,由此搅乱现有的程序,阻碍业务的正常开展,进而扰乱企业的正常运行,也就相当于是在利用ERP找死。


相应的全面的规章制度、操作流程等,是一个规范化管理企业必须具备的基础,具备这些基础的规范化管理的企业,即使不上ERP系统,继续按照既定的程序和规定操作,业务一样会正常开展,企业依然会正常发展,只不过在效率方面会低一些、成本费用会高一些而已,但企业在运转时绝对不会突然发生混乱,更不可能瞬间灭亡!


相反,很多的民营企业,一直以来都是个体户的管理思维,进行的是拍脑袋式的管理,企业里面大多只有原始的“习惯”,而很少具有规范化的标准流程和规章制度。这样的企业,如果上ERP,实施起来就更困难,因为要建立、完善各种规章制度、操作流程等,绝不是一朝一夕就能完成的。并不是安排两个笔杆子坐在那里写出来就算完成了,而是要拿到实际操作当中去应用、去检验,并在应用当中去完善后,这个过程是比较漫长的。


有些开明的企业老板,就利用上ERP系统的机会,来逐步完善企业的规范化管理。对这些企业来说,上ERP的过程,实际也是一个逐步进行规范化管理改革的过程。实际上,这些企业也是首先在对操作流程和规章制度打基础,只不过表面上看是一边上ERP一边在做企业规范。


3. 基础设置。


前述两个方面的基础都具备了,企业也决定要上ERP了,这个时候,就涉及到ERP的基础设置了,如果基础设置不科学、不合理,没有系统地考虑到各个部门、各个环节的需求,那么ERP系统在运转当中反而会引发不少的矛盾和冲突,其效果反而不如原始的手工操作效率高!比如库房的材料方面,同一个品种,不同的供货商、内部采购人员、库管员、车间生产工人,都会叫出不用的名称,如果这方面没有统一的规定,单单是材料名称,就能导致系统无法运行——无法识别!并且同一品种的材料,包装不同,规格也不一样,比如有的一箱含10包,有的一箱含12包,还有的一包是200克,有的一包是250克等等等。日常简单的电脑系统处理当中,因为各个环节相对独立,通过人工转换就可以解决。但在ERP系统当中,整个系统都是统一的整体,这些基础设置如果处理不好,直接就导致各业务环节出现混乱,必然会出现“上ERP就找死”的结果!比如上述的库房材料方面,就会出现收、发货混乱:品种出现差错,数量出现差错……结果导致生产无法正常进行,甚至连财务也无法准确核算!


所以,在基础设置方面,必须系统、全面地考虑,要综合考虑到各个部门、各个环节的需要。比如需要统一类别、统一名称、统一规格、统一计量单位等,并且还要对各部门各环节的操作人员进行基础培训,要让他们熟悉、掌握基础设置的内容,严格按照统一的基础设置进行应用操作等。


其次ERP软件的选择


目前市面上有很多的、自称完善、先进的ERP软件。软件商为了销售自己产品,往往夸大其词,如果不能正确判断和选择,选择的ERP软件不能实现要求的功能,或者该套软件系统不适合自己的企业,浪费金钱还在其次,主要的是会严重地影响业务的开展,更严重的是,会导致企业的整个业务系统瘫痪!


比如某餐饮连锁企业,没有认真分析选择,盲目听信开发商的吹嘘,以为只要上了该ERP就万事大吉,企业管理马上就规范了,在没有做合理的准备和安排的情况下,匆匆忙忙就全面停止了原有的半手工半电脑的操作流程,立即实施ERP,结果当天整个软件系统就发生崩溃!直接导致这家企业的物流配送中心的配送混乱,并且连续半月都无法扭转这个混乱的局面。严重地影响了经营不说,还莫名其妙地产生了巨额的库房亏空!而参与实施这套系统的职工,日夜加班所付出的辛苦努力也因此付诸流水,没有得到任何回报!


第三,网络的安装和建设


一般而言,上ERP的企业都是集团性质的企业,各个业务口都不在同一地点,距离相隔较远,因此ERP系统必然要通过网络系统进行连接。软件自身的质量如何,网络系统的建设质量和水平如何,是今后ERP能否正常运行的关键。比如配套的服务器质量的选择、网络服务商的选择、防火墙的选择等,以及网络的日常维护等。如果在ERP的运行过程当中,突然发生了网络瘫痪或者系统崩溃,其结果不言而喻,那就等于是把企业放在了死亡线上,即使不死,也会让企业发生暂时性的休克!如果经常发生网络阻塞甚至系统崩溃,也许还不如原始的半手工半电脑化更安全可靠!尤其是目前国内的网络服务器的管理受各种因素的影响较大,经常出现服务器莫名其妙被关闭的情况下,更要慎重对待。


第四,ERP的实施流程。


这也是ERP能否顺利实施的关键。很多企业老板都有建空中楼阁的冲动,急于求成,妄想一步到位,马上达到最佳效果。其结果是欲速不达,反而导致ERP实施人员无所适从,致使系统的实施停滞不前。就如前面所举例的某餐饮连锁企业一样,无疑老板的急于求成的心态会导致“上ERP就找死”的结果!须知,ERP涉及到方方面面,如果抓不住主次,分不清轻重缓急,不懂得按部就班、循序渐进,眉毛胡子一把抓,其结果是哪个方面都做不好,哪个方面都会半途而废。


ERP在实施前,显然是需要综合考虑、全面权衡的,要有一个总体的规划,对于最终要达到的目标要有一个明确的思想认识。但在具体实施时,就必须抓住主线,分步进行,先解决最中心的影响全局的环节,然后再向外扩展,向各个相关联的环节延伸,直至最后形成有机统一的整体。


其实,ERP有一个共同点:都是以业务为主线来开展的,其他各部门各环节都是围绕这个业务主线来开展的,其根本目的就是要对整个业务流程进行规划化的管理。


比如生产性的企业,主线就是从原材料采购入库、出库到车间、在车间生产、产品出车间进库房、出库到销售部门、直到销售出去。ERP的作用就是对这个流程进行规范化管理,主要部门就是物流配送中心、生产和销售部门,其他相应的人力资源部门、财务部门、采购部门等都是附着在这条主线上的附属关系。在ERP的实施过程当中,影响全局的中心环节应该是总库所在的调拨中心,ERP的基础设置大多在调拨中心,只要把调拨中心的基础设置完成了,并且顺畅地运转起来,整个ERP流程的实施就容易了。


又如餐饮连锁企业,主线就是食品材料采购入库、出库配送到各门店、厨房加工、直到餐厅销售出去。主要部门是物流配送中心和餐厅,其他相关的人力资源部门、财务部门、采购部门也是附属关系。在ERP的实施过程当中,影响全局的中心环节同样是物流配送中心,只要把物流配送中心的ERP建设好了,运转顺畅了,再逐步延伸到其他环节如采购、门店二级库、厨房,以及财务部门等,整个ERP流程的实施就顺畅了。


再如商业批发兼零售企业,主线也是从商品采购、到配送中心入库、配送中心出库配送到各销售点二级库、各二级库出库到柜台、直到销售出去。其他的人事、财务部门都是附属关系。中心环节依然是配送中心的中心库。ERP的实施,首先需要解决的就是配送中心这个部分,这个部分不能解决,其他部分就很难有效地运转起来。


第五,ERP实施的时限。


通常企业的老板都急于求成,以为ERP就是一个软件安装而已,把ERP的实施看得非常简单,因此对ERP的实施在时间上没有充分的认识。如果3个月不见效果,甚至半年也没有见到效果,就大光其火,进而指责ERP合作商,批评企业员工,为一个ERP系统,大家都受打击,丧失工作的热忱和积极性,严重的会导致部分员工离职!所以如果不能充分考虑到ERP实施的复杂性,对ERP实施时间的认识不足,也会间接地导致“上ERP就找死”的结果。


从上面我们阐述实施ERP的各个环节来看,ERP的实施,绝对不是一蹴而就的,这是一个比较漫长而且比较艰辛的、甚至比较痛苦的过程:短的,一年会见到效果;长的,超过一年。真正要做到流畅地运用ERP,至少需要两年以上的时间,因为第一年是基础建设和实施、试用,第二年还需要继续补充、修正、完善。如果实施流程不合理,两年之后,或许还会重新回到起点!

   第六,ERP项目实施的主管


    前面已经说了,ERP的实施是以业务为主线,主要的目的是为了对业务流程进行规范化管理。所以,通常的情况下,一般企业都是选择负责业务的副总或运营总监来负责ERP项目的实施,这无可厚非,但这恰恰就是很多参与ERP项目的财务负责人,在实施ERP过程当中遇到的最大的障碍!

        分析其原因,主要就是ERP实施的内容更多的还是以财务数据为主!除了部分行政和人力资源方面的内容外,几乎都与财务数据相关!所以,几乎ERP的每一个步骤,每一个具体的环节,都离不开财务。由此财务部门必然要介入更深,甚至超过业务部门。而由于财务的专业性较强,大多数的业务负责人实际上并不真正精通财务,个别的业务负责人即使对财务有所了解但也多是一知半解。这样在ERP实施流程的设计方面以及具体的实施内容方面,业务负责人所作出的决策,往往就不符合财务操作的要求。这时如果财务负责人明哲保身、不理不问或者稀里糊涂,最后就会导致整个ERP系统在财务操作方面的问题层出不穷,甚至会搅乱财务的正常工作。我们都知道,财务是企业管理的核心,一个企业只要财务不乱,企业就能稳定发展;如果财务混乱,这个企业离倒闭也就不远了。所以,如果ERP的实施最终导致了财务的混乱,那么,上ERP也就是在找死!


因此,ERP项目的实施主管,实际上应该选择负责财务的财务总监或财务经理来承担。而且这个财务负责人,除了精通本企业的财务之外,还必须要对业务流程有透彻的了解,并且还要有民主作风,在首先考虑财务的需求的条件下,尽量考虑到业务的需求。

    当然,如果企业里面没有合适的财务负责人人选,或者这个企业的财务负责人无法胜任这项工作,那就不得不由业务负责人出面来主持,即使这样,业务负责人也应该尽量要求财务人员参与整个流程,并首要考虑财务的意见和需求。

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