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企业应收账款管理

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你将在本章学到:
五C系统
应收账款账龄
往来账核对
催账技巧
关键词:五C系统应收账款管理目标应收账款明细账其他应收款
应收账款虽然是企业的债权,但只有收回来了才能真正成为企业的资产。总经理需要在赊销政策所增加的赢利和成本之间做出权衡。只有通过加强对客户的信用评价,定期核对往来账,灵活运用现金折扣政策,完善对应收账款的财务管理,才能使坏账的发生降到最低。
一、应收账款:收回来了才是资产
2003年,四川长虹被美国APEX诈骗造成巨额应收款难以收回的事件被媒体曝光。2006年,四川长虹起诉APEX,要求其偿还有意拖欠的100多亿元欠款。
2001年9月,长虹与APEX签约合作拟突击美国市场时,长虹已有大量的应收账款,与APEX的合作导致公司年应收账款进一步增加。截至2006年底,长虹有80%的应收账款都来自APEX。四川长虹为此累计计提了48亿美元坏账。境外调查显示,APEX劣迹斑斑,其惯用手法是先通过小额交易建立信誉,然后用赊账的方式与供应商交易,先后拖欠了国内多家DVD制造商的货款。
第●


企业应收账款管理
长虹与APEX公司签约的公司战略思考显然毋庸置疑,即寻找公司进军美国市场的突破点。但战略与风险二者之间应该如何均衡?对于有助于市场开发的赊销行为应该如何决策?长虹对APEX的信用是否进行了充分的事前了解?是否知晓其拖欠国内制造商货款的行为?企业应收账款的风险到底应当如何控制?这些是大公司、小公司都可能面对并需要慎重决策的问题。
1应收账款产生原因
随着市场经济的发展和竞争的加剧,信用销售作为一种促销手段,被企业广泛采用。应收账款是指因对外销售产品或提供劳务,应收未收的款项,包括应收销售款、其他应收款、应收票据等。应收账款是企业流动资产的重要组成部分,属于企业的债权。应收账款产生的原因包括:
(1)商业竞争
知识经济时代产品更新加剧,避免商品积压是企业经营中必须关注的问题。许多产品比如IT电子类、服装时尚类如不及时销售出去,日后将变得一文不值。为扩大销售或减少库存,除广为周知的“价格战”外,现金折扣、赊销等也是企业普遍采用的营销方式,从而导致了企业应收账款的形成。
(2)销售和收款的时间差距
除赊销之外,业务发生时间和实际收到货款的时间经常不一致,比如有些供货周期比较长的产品,也会导致应收账款的形成。
2应收账款产生的成本
一方面,企业需要满足客户的信用要求以及时将商品销售出去,另一方面,企业要尽量降低应收账款的管理成本,避免应收账款形成坏账的风险。对总经理而言,应收账款真是一个“两难”的问题。企业应收账款管理的目标就是在应收账款信用政策所增加的赢利和成本之间做出权衡。
企业持有应收账款需要付出一定的代价,主要包括机会成本、管理成本、坏账成本。
(1)机会成本
机会成本是指资金投放在应收账款上而丧失的其他收入。例如,如果企业进行现金销售而不是赊销,收回的货款可以投资有价证券,因而产生利息收入,至少可以存入银行获得一定的利息收入。或者可以用于再次购买商品进行销售等。赊销导致的这些收入的丧失就是应收账款的机会成本。

(2)管理成本
管理成本主要是对应收账款的日常管理而耗费的开支,主要包括对客户的资信调查费、账簿记录费、收账费用等。通常情况下企业为收回货款还会发生催账费用,也是一笔不容小觑的支出。
我国国内企业中,往往有一个或几个部门来负责收账,比如销售部、财务部等,或者有些企业专门成立清欠办公室来负责收账。还有企业开始学习西方的信用管理理论,在企业内部建立信用管理部门,全面负责企业因信用销售(即赊销)而产生的风险问题。通常信用管理部往往设置应收账款专员,专门负责收账。虽然实践证明将收账的职能独立出来后能显著提高应收账款回收的效率,但也增加了企业应收账款的管理成本。
(3)坏账成本
坏账成本是应收账款无法收回而给企业带来的损失。这一成本一般与应收账款数量同方向变动,即应收账款越多,坏账成本也越多。前述四川长虹的案例就是巨额的应收账款产生了高额的坏账损失的典型表现。
因此,加强应收账款管理,对提高资金使用率、降低经营风险具有十分重要的意义。
二、应收账款管理之一:是否该延长信用期
秦奋目前碰到一个问题,公司销售部门根据客户要求提出将某产品的信用期从现在的30天放宽至60天。如果延迟信用期限,预计可使销售量增加20%,从目前的年销售额500万增加到600万元。该产品的毛利率为20%,秦奋公司投资的最低报酬率为12%,相关资料如表5-1所示。
表5-1延长信用期限的相关收益成本数据
30天60天
销售量(件)100000120000
销售额(元)(单价50元/件)50000006000000
毛利(元)10000001200000
可能发生的收账费用(元)3000050000
可能发生的坏账损失(元)5000090000
【分析】改变信用政策导致收益的增加,主要是销售额增加带来的毛利润增加部分。应收账款的机会成本是指由于应收账款增加导致企业丧失进行其他投资的机会成本,其具体数额就是应收账款总额按公司的投资报酬率计算出的收益值。
收益的增加=毛利的增加=1200000-1000000=200000(元)
应收账款占用资金的机会成本的增加:
30天信用期机会成本=5000000÷360×30×12%=50000(元)
60天信用期机会成本=6000000÷360×60×12%=120000(元)
改变信用政策导致应收账款机会成本增加额=120000-50000
=70000(元)
收账费用和坏账损失的增加:
收账费用增加=50000-30000=20000(元)
坏账损失增加=90000-50000=40000(元)
改变信用政策的净损益=收益增加-成本费用增加
=200000-(70000+20000+40000)
=70000(元)
从上面分析可以看出,延长信用期限虽然表面上能增加毛利润200000元,综合应收账款的管理成本来看,最终会导致净利润增加70000元。显然,秦奋应该改变公司目前的信用政策,采用60天的信用销售期限。
三、应收账款管理之二:是否对所有客户赊销
应收账款赊销效果的好坏,依赖于企业的信用政策。真正的赊销风险不在于客户,而在于企业的内部管理。只有制定出一套合理的信用政策,才能防范坏账于未然。比如禁止对信用不好的客户实行赊销,就能大大降低坏账的可能性。企业不能为扩大销售额盲目地对所有客户实施赊销。企业在制定或选择信用标准时应考虑以下因素:
1同行业竞争对手的情况
在市场竞争中,企业首先应考虑的是如何在竞争中处于并保持优势地位,保持并不断扩大市场占有率,如果对手很强,企业就必须采取相对竞争对手来说较低的信用标准;反之,信用标准可以相应严格一些。
2企业自身承担客户违约风险的能力
当企业具有较强的抗风险能力时,就可以以较低的信用标准提高竞争力,争取客户,扩大赊销;反之,应选择较高的标准以降低违约的风险程度。
通常情况下,企业应对客户建立信用标准。建立信用标准是企业减少坏账可能性的重要手段之一。
信用标准,是指顾客获得企业的交易信用所应具备的条件,是企业对客户的基本评价。企业通常应当确定一个基准,用来评价客户等级,作为是否给予或者拒绝客户信用的依据。如果顾客达不到信用标准,便不能享受赊销或只能享受较低的信用优惠。设定信用标准,主要是评价客户赖账的可能性,可以通过“五C”系统(见图5-1)来进行:
图5-1信用评价的五C系统
(1)品质
品质指客户的信誉。客户偿债的历史信息和口碑,是评价客户信用的首要因素。企业需要了解客户过去的付款记录,查实其是否有按期如数付款的良好习惯。通常情况下,相互之间经常来往业务且能及时付款的公司其品质会较高,进行信用销售的风险较小,而对于经常赖账或拖欠货款的企业则应适当收紧信用条件。
(2)能力
能力指客户的实际偿债能力,可以用流动资产的数量和质量以及与流动负债的比例来衡量。客户的流动资产越多、质量越好,其转换现金偿债的能力越强,应付风险的能力越大。当然,赢利能力强的公司偿债能力通常也会强一些。
(3)资本
资本指客户的财务实力和财务状况,如注册资本、总资产、净资产和所有者权益等,表明客户可能偿债的背景。一般情况下,公司规模越大,偿还债务的可能性越强。对小公司的信用销售则需要更加谨慎。
(4)抵押
抵押指如果客户恶意拒付款项或无力偿债时,能被用作抵押的资产或承担连带责任的担保人。这对于不知底细或信用状况有争议的客户尤为适用。
(5)条件
条件指分析可能影响客户偿债能力的经济环境,如经济衰退、金融风暴、通货膨胀等,对客户偿债能力的影响。这需要了解客户在过去类似环境中的偿债历史。
除上述方法外,也可以采用信用评分法,该法是选择若干财务比率,用线性关系结合起来评价客户的信用水平。该方法首先给出各财务比率的权重,并确定标准比率,然后将客户的实际比率与标准比率比较,评出每项指标的得分,最后求出总评分。根据总评分确定是否给予该客户享受信用优惠。
2009年底,好易控公司张总面临了一个难题:好易控长期为某大型国企提供中控产品和安装调试服务。以往该国企付款均很及时。今年年底新领导上任改变了付款方式,将原来的项目安装调试验收完毕即付清全款的方式,改为按进度审批制付款方式。根据该企业的新规定,项目付款由专人管理,由项目经理申请层层报批,然后由总经理签字后方可付款。这一新的付款规定增加了诸多的审批环节,程序更为繁琐,大大延长了付款周期。付款方式改变后,好易控完工的第一个项目已有9个月之久,但工程款尚有60%未付清。公司自产矩阵的销售量仍然未取得重大突破,工程项目仍然是公司的主要业务来源,而该国企也是公司最大的客户之一。目前该国企又提出签署了六个小项目的工程合同。那么到底该不该签署合同呢?

【分析】从信用标准来看,按5C系统进行评价,该国企本属于信用等级高的客户,其资本、规模、能力及品质均有良好记录。但新的付款政策制定后,其信用等级则大大降低,是否继续签约是一个需要全面考虑的问题。从好易控公司的目前状况来看,对该客户的依赖程度还非常高,失去这一客户会使企业的营业额受到很大影响。但是,工程完工9个月尚有60%的款项未付清,给公司造成了极大的资金压力。如果后续项目均按如此付款进度进行,公司的现金流必然会十分紧张。该国企已经成为了好易控的“鸡肋”客户,的确两难!开拓新的市场,发掘新的客户已成为好易控迫在眉睫的工作。好易控公司必须降低对单一客户的依赖,这样也能使企业的应收账款管理更为理性。
四、应收账款管理之三:定期核对往来账
[*2]1加强应收账款明细账的管理
诚创公司是一家成立仅2年、规模较小的电子产品生产公司。北京施美特公司与诚创公司有业务来往,施美特公司从诚创公司采购产品进行销售。2009年5月,施美特公司的王会计提出与诚创公司核对往来账。王会计仔细核对了诚创公司发来的往来账,发现诚创公司将一笔3万多的购货款未做登记。王会计汇报总经理后,总经理说不必提醒诚创公司,能少付就少付款,并因此奖励了王会计。
诚创公司由于往来账管理不善,导致3万多元的应收账款未及时登记入账,而总经理却并不知晓。应收账款是企业重要的债权,如果不能进行有效管理就会成为“糊涂账”。这样的错误犯一两次,公司赚取的利润就会被吞噬掉大半,那么企业赢利从何谈起呢?
对于应收账款,企业应按照企业的具体债务单位名称开设明细账,对往来金额进行逐笔登记,对于企业及时收回债权和控制对特定客户的信用销售,均具有一定的参考作用。表5-2是好易控公司与客户黄山公司的往来账。好易控公司按债权单位名称对应收账款开设明细账。
表5-2应收账款明细账——黄山公司(三栏式)
单位:元
2009年
月日
摘要借方贷方借或贷余额
11上年结余借6800
6销售AV4*4矩阵25台货款未收50000借56800
12销售AV8*8矩阵20台货款未收60000借116800
25收到货款 100000借16800
131本期发生额及余额110000100000借16800
从表5-2中总经理可以详细了解到好易控公司对黄山公司的销售及收款明细,企业需要对有往来的所有客户销售及回款情况,分别按公司名称开设并登记明细账,这样,公司的应收账款总额及其分布就一目了然了。总经理可以根据各个客户尚未支付的应收账款,及时调整公司的信用政策,加强对应收账款的管理。
2定期与客户核对往来账
为保证企业债权的清晰准确,企业应根据业务量大小及时间等因素,对应收账款定期进行核对,并由双方当事人签章,作为有效的对账依据;如发生差错应及时处理。因此,应收账款的核对显得尤为重要。
(1)明确责任归属
大多数企业应收账款的发生都很频繁,涉及的单位也很多,因此在实际工作中,会出现本单位明细账余额与客户单位往来余额对不上的现象。其中一个主要原因是销售部门与财务部门责任不清。应收账款由销售而起,但却由财务部门进行管理。销售部门往往只管将产品销售出去,而不管款项是否能收回,认为收款是财务部门的工作。由于合同、单据、发票等的传递不及时,会导致应收账款登记不及时。明确销售部门与财务部门的工作划分及衔接,是加强应收账款管理的重要保证。

一般对账工作均是由债权单位主动实施。如果债权单位应收账款记录不准确,使得客户以往来账目不清楚为借口拒绝付款或拖延付款,就会给企业造成损失。
(2)加强销售人员对收款的责任
应收账款的对账工作可以由销售人员定期与客户进行,并将收款情况及时反馈给财务部门。营销人员可以按其管理的单位对产品发出、发票开具及货款的回笼进行序时登记,并定期与客户对账,由对方确认账款,从而为及时清收应收账款打好基础。将销售与货款回笼同销售者的业绩结合起来进行考察,能促进公司货款的及时回收,最大限度地减少损失,不失为应收账款较好管理的方法之一。
3制定恰当的现金折扣政策
现金折扣是企业为鼓励客户及早付款而采取的一种在总价款上的优惠政策。通常对客户在商品价格上进行扣减,其主要目的是吸引客户为享受优惠而提前付款。其优点在于能缩短企业的平均收款期,也可借此扩大销售量;但缺点是价格折扣会给企业带来一定的损失。
企业采取什么样的现金折扣政策,要结合信用期间来考虑,并分析折扣所带来的收益增量与成本孰高孰低,权衡利弊后确定最佳方案,具体计算方法与确定信用期间的方法和程序一致。
五、追讨债务也不易,谨防坏账
中国平安2007年利润大增1079%,但2008年三季度却爆出了高达78亿元的巨亏。其原因仅仅在于计提投资富通的157亿元坏账准备。
无论企业多么谨慎,只要采取信用销售,发生坏账的可能性就不可避免。对于总经理来说,了解公司应收账款形成坏账的可能性,对判断公司资产的整体情况是有帮助的。
1坏账确认的标准
通常情况下,企业的应收账款如果符合下列两个条件之一,就可以确认为坏账:
因债务人破产或死亡,以其破产财产或遗产清偿后,仍然不能收回的债权;
债务人逾期未能履行偿债义务超过三年,公司董事会经调查后判断确已无法收回的债权。
2应收账款账龄分析
对于可能发生的坏账金额,通常可以根据应收账款账龄进行分析。分析时可以采用编制账龄分析表的方法(见表5-3)。
表5-3应收账款账龄分析表
应收账款账龄账户数量金额占总额百分率
信用期内
超过信用期1~30天
超过信用期31~60天
超过信用期61~90天
超过信用期91~180天
超过信用期181~360天
超过信用期1年以上
超过信用期2年以上
超过信用期3年以上
应收账款总额100%
一般来说,账龄越长,发生坏账的可能性越大。编制账龄分析表的主要作用有两点:
第一,了解公司应收账款的分布情况。确定应收账款管理的重点,据此编制和实施催账计划,并可据此对客户的信用水平进行评价,调整公司的信用政策。
第二,判断各账龄段应收款项产生坏账的可能性。总经理可以根据以前年度,按账龄划分的应收款项组合的实际损失率,结合现时情况,从而针对不同账龄的应收账款确定不同的坏账比率。比如对100天以内的应收账款确定较低的坏账比率,如2%,超过一年在三年之内的确定5%~20%的坏账比率,超过3年等全额确定为坏账。这样,就能对应收账款的真实价值进行全面了解。
总经理需要注意的是,如果公司应收账款出现大幅增长,意味着企业在透支未来,急于完成利润或者投资计划。

应收账款分析应与销售额(销售收入)分析、现金分析(经营活动现金流入)联系起来。应收账款的起点是销售,终点是现金。正常的情况是销售增加引起应收账款增加。现金的存量和经营现金流量也会随之增加。如果企业应收账款日益增加,而销售和现金日益减少,则可能是销售出了比较严重的问题。其结果就是或者企业放宽信用政策,或者随意发货,导致现金收不回来。
六、催账的五大技巧
一旦应收账款已经形成,就应该在加强管理的同时,加大催款力度,尽可能降低资金被客户占用而给企业带来的压力。催账不是个简单的事情,对于总经理而言,既要催回账款,也要与客户保持良好的关系,避免关系恶化,这其中也蕴含了很多的智慧和方法。以下技巧或许对总经理有所帮助。
1区分客户性质,催账量体裁衣
企业的客户由于性质不同,催账时采用的策略也应有所不同。通常,企业的客户可以分为三类:一是比较“体面”需要“仰视”的单位,比如政府部门、事业单位、国有企业等。二是“合作伙伴”,通常是经营比较稳定有固定的长期往来的企业。三是结识不久的新朋友,比如初次合作或仅合作一两次就欠了账又不急于还款的客户。
2调整心态,坚定催欠信心
催欠难,这已经成为了公认的事实。摆正自己的心态更重要。首先,强调公司对欠款户的支持以及付出的代价,确立优势心态。其次,直截了当表明催账目的,打消掉欠款户任何拖、赖、推、躲的思想。不必担心催收太紧会使对方不愉快,影响以后的关系。如果总是不进行催收,不仅永远收不到欠款,而且也不可能保住以后的合作。客户所欠货款越多,支付越困难,越容易转向别的公司进货,所以加紧催收才是上策。 
3做好欠款的风险等级评估
结合应收账款账龄分析表,按照欠款预定的回收时间及回收的可能性,将货款可以划分为未收款、催收款、准呆账、呆账、死账几类。应当对不同类型的货款,采取不同的催收方法,施以不同的催收力度。
4做好催收欠款全面策划
应当依据货款期限的长短、货款金额大小及类型、客户的信誉度、为人情况、资金实力、离公司的远近等因素,做出一个轻重缓急的货款回收计划,全面做好催收欠款策划。
5先礼后兵,以德服人
在具体实施催款行动时,要有礼有节,逐步推进,先礼后兵,以德服人。
第一步:感谢信代替催款通知书。首先表达对客户的感谢,通常对于第一类客户比较奏效。比较“体面”需要“仰视”的单位一般更注意形象,感谢信会进一步增强这类客户的“优越感”,付款会主动些。感谢之余将给对方按合同所供应的货物、货款和供货日期等,一一列举,请求对方及时付款。
第二步:催款通知书。经过“感谢”的客户,经多次跟催,货款还是没有动静的,就需要专门发一封“催款通知书”。催款通知书应列明欠款事由、欠款数额、欠款日期、催账经过等。这对第二类客户比较有效。
第三步:律师函。第二个方案行不通的客户,就逐步进入了法律程序。律师函不是正式的起诉,吓唬的成分可能要大于实际意义,且只需耗费不多的费用。对于第三类客户可考虑此种途径。
第四步:起诉。对于前三项努力都失败后的欠款客户,只能采取最后一个办法了。请律师或自己直接起诉,进入司法程序。

需要进行说明的是,每次的催账都要留下证据。比如,外地的客户,要保存好传真或邮递凭证,本地的客户也应当尽量通过邮寄的方式送达。这对于某些欠款数额不明或有争议的欠款,都是一种间接的证据,如果对方对之前发出的催账欠款数额没有异议的,超过一定期限都会被视为默认。对于大部分客户,常用的密集催款法即可奏效;而对于经营不善、有赖账倾向、濒临倒闭的企业,判断要准确,措施要果断,行动要迅速。
七、其他应收款中的秘密
其他应收款与应收账款同为企业的债权,但二者有一些区别。应收账款通常是企业与客户购销往来发生的应收款项,其他应收款主要是企业暂借或预付的款项,比如企业暂借给职工的差旅费、企业预付的租赁抵押金等。作为总经理,你认为二者的金额应该孰大孰小?哪一个对企业资产的影响更大?
显然,你可以轻松判断应收账款的金额通常会更高,对企业资产的影响也更大。但是,其他应收款越来越表现出巨大能量,其金额不容忽视。让我们一起来看看三九医药的案例。表5-4是三九医药资产负债表中的部分数据。
表5-4三九医药(000999)资产负债表部分内容
年报(万元)2006-
12-312005-
12-312004-
12-312003-
12-31
流动资产:
货币资金5466778363863264363122462989
应收票据4618674465580119486323525644
应收账款3629296400923340773304050331
坏账准备 00643686
预付账款8765931504645497942626253
其他应收款38202729388596143940394828442471
存货4072749429673732280034120173
其他流动资产……………………
流动资产合计57025787557661645575317864253509
从这张资产负债表中你能发现异常数据吗?
【分析】从报表中不难发现,三九医药的其他应收款远远大于应收账款。历年的应收账款为4亿元左右,但其他应收款却高达39亿元左右,是应收账款的10倍。这些款项到底是怎样形成的呢?
2006年12月15日,《第一财经日报》以“大股东占款第一大户三九集团”为题,对三九医药进行了报道。报道节选内容如下:
三九医药是沪、深两市大股东占款第一大户,母公司三九集团未清欠金额高达374亿元,大抵相当于三九医药资产总额的一半。
截至2006年年中,“三九系”整体银行债务约103亿元。其中,三九医药债务约为33亿元,原三九生化(000403SZ)、原三九发展(600614SH)两公司债务合计21亿元;两家上游控股公司三九集团、深圳三九药业有限公司的债务合计逾33亿元;其余子公司辅业债务约14亿元。
其他应收款被形象地称为“垃圾科目”,成为企业的垃圾堆。通常,企业非法拆借资金、抽逃资本金、担保代偿款和挂账费用等,都被其他应收款“囊括”其中。总经理尤其应关注企业与关联方发生的其他应收款。
目前,大股东资金占用出现从其他应收款中转移到预付账款中的现象,并有配套的业务往来合同,或者通过关联交易的形式,实现由上市公司提款机到控股股东的利益输送,上述形式更加具有迷惑性。因此,其他应收款、预付账款这些通常认为金额不会太高的账户,也是总经理需要关注的,关注这些账户或许能帮助你发现公司的诸多秘密。
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