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分次付款及分次交付管理规范

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企业实务中,分次付款、分次交付的管理是一个难题。而有些企业对分次付款的固定资产采购、工程项目的管理有非常优秀的做法,可以有效避免重复付款。对一次付款分次交付也形成了很好的管理模式。见贤思齐,赶紧来一起学习吧。



关于固定资产、工程项目的分次付款,请大家参考固定资产采购流程:



本业务流程财务关注的工作要点:

1、大额固定资产是否编制了年度预算并经董事会审批;

2、资产采购是否经过询价、比价,内部监督程序是否有效;

3、合同是否经过多部门联合评审;

4、预付款启用“分次付款专用联”当作下一次付款的回执,防止重复付款;

5、固定资产及时入账,防止折旧延后;

6、资产验收必须由“合适”的人员参与,必要时可以外请专家。



对分次付款防止重复的KEY在委托付款的“回执”联——多次付款请款联。因为每一次付款,请款联都是唯一的:

付完第一次后,委托付款最后一联“请款联”作为“回执”交回付款申请人。

第一次付款的请款联作为第二次付款的“回执”,作为第二次委托付款单的附件——被财务“没收”,付完第二次后。

第二次付款的请款联作为第三次付款的“回执”,作为第三次委托付款单的附件——被财务“没收”。

这样直到最后一次款项付完,“回执”起到了全程防重复付款的作用。



另一种难管的业务,则是一次付款,供应商多次交付的情形。我们先参照预付款采购业务流程:



财务关注的工作要点:

1、预付款安全性审核,仅限长期合作的材料供应商、设备采购及特殊费用(如电费)等;

2、业务部门必须收集送货单、发票、对账单(预付款的对账单一般很难获取)资料;

3、预付款加2联“业务清账联”和“财务清账联”,预付后“业务清账联”返业务部门留存,“财务清账联”用于财务追踪;

4、为防止费用入账不及时,对PR采购有预付款的情形,建议按PR计提流程操作,再按业务部门提供清账资料时做应付冲预付。



在这个业务流程的基础上,如果是分次交付,采购部门要负责后续单据及发票的追回、对账、系统应付单生成,财务单独保管“财务清账联”跟催业务部门完成相关工作。



第三种难管理的业务,是一张采购订单供应商分次交付或者跨月交付。

PO分次交付的处理,我们可以借助ERP系统进行管理,因为系统不会允许一张PO超订单数量收货,所以我们可以借助以下资料作为付款/冲预付款的依据:

1、采购要求供应商发对账单,有具体的订单号、物料名称、规格型号、送货单、收货数量,并按订单价格计算不含税金额、税额、价税合计及三项的合计。

2、采购核对ERP系统收货情况,核对无误后通知供应商开具发票,并提供送货单、对账单来向公司请款。

3、采购制作系统的应付单,财务审核应付单生成付款单。



另,在建工程业务流程图供各位同仁参考:



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