财务的闭环管理

闭环管理，我们熟知的是PDCA：

Plan（计划）——Do（实行）——Check/Study（检查/学习）——Action/Improve（行动/改进）。

这个不是我们今天要学习的重点。

财务工作很多都是需要闭环管理的，也有很多财务人员因为没有做好这个闭环管理而让工作出现了很多纰漏。今天给大家介绍一个方法：

1、把多步骤、延续时间长的工作列好清单

2、列步骤，从流程优化和风险控制考虑闭环

3、借助OA、共享台账、关键文件实现闭环

案例一：

常见的，比如预付款采购材料。我们画一个圆圈，然后在圆圈上按照工作的要点事项画一些小圆圈，则依次是：

1、申请（采购部门凭采购计划申请预付款）——2、仓库收货（根据采购订单入库，月末暂估）——3、整理清账资料（采购取得发票和送货单）——4、制作应付单（系统里完成应付单制作，确认进项税-待抵扣进项）——5、财务清账（应付单和预付单对冲）——6、增值税发票抵扣（从待抵扣转入进项税）。

如果是外币采购，则发票为invoice，不涉及进项税的相关处理。

那这个预付业务的管理难点在哪里？所有财务人员都知道，采购申请预付的时候，比什么都急，但事后提供清账资料往往一拖再拖。如果系统没有很好管控，可能会凭送货单和发票再付一次货款——这绝对不稀奇，一定有公司犯过这样的错误。

所以，这个工作的闭环管理，就是要把这个跟踪清账资料的环节规范下来，摆到台面上。比如：

预付申请单有两联用于跟踪——其中一联为财务留存，另一联为采购付款部门申请人留存。财务可以从手头的联次很快知道哪些人的哪些预付单尚未提供清账资料，可以做一些跟催。而申请预付的人有留存联，自己知道哪些预付单需要去跟催资料。

案例二：

比如采购固定资产，分次支付货款。假设我们按照361合同进行结算：1、内部审批——2、签订合同——3、预付30%——4、验货并入资产（货到开具全额发票，验收支付60%）——5、支付尾款10%。

实务中出了哪些问题？预付款30%出现重复支付——采购部门不同人复印了合同，找财务不同的人审核，很奇妙地付重了；60%因为要全额发票，这次付重的可能性极低，但尾款就没那么清白了，因为很多公司用支付60%的委托付款单复印作为支付尾款的附件。于是，不小心忘记了——所以申请了2次，属于无巧不成书型的错误。

那我们的大圈圈上的小圈圈都画出来了，但想要做好管控，那需要考虑一下这些细节：

1、内部审批——2、签订合同——3、预付30%【合同原件作为附件，业务部门自留复印件，“多次付款单回执联”给回付款申请人】——4、验货并支付60%（第一次付款的回执、发票及验收单作为附件，本次“多次付款单回执联”给回付款申请人）——5、支付尾款10%（付款单后附第二次“多次付款单回执联”）。

这样，我们通过“合同原件”、“多次付款单回执联”把“唯一性”的问题解决了，自然就规避了重复付款的风险。

资金管理有一个大闭环，包括了资金收支(回款、材料款支付、费用性支出、资产采购等)预测，贷款及归还，税金及工资支付，筹资与分红....一年一个大闭环，每个月有小闭环。

应收管理也有单独的闭环，自发货后，就需要按约定时间和客户对账和开票，才不会影响后续回款。如果涉及调价或者索赔不及时处理，可能会影响货款正常回收。此外还要考虑出现拖欠如何处理，还需要对客户资信进行定期评估（这一点很多企业做得不好，都是等客户出了问题才发现没有定期评估）。从出货到货款收回，一般企业的闭环管理就结束了。但特殊行业还涉及售后（比如三年10万公里的承诺），所以这个闭环还会留下一些尾巴，质保金需要做预提和冲销。