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物业出租要管理租金和水电费,如何建台账?

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问:请教一下物业登记应收租金和水电费的登记的表格怎么做比较方便?


答:

我做的物业管理台账字段如下:


根据台账可以生成物业出租/闲置情况:


可以统计所有承租方的租金情况:


可以按承租方生成对账单:



针对你的问题:物业出租,还要管理水电费。这其实有四个工作事项:

1、要管理现有物业的状态:出租和未租、租给谁、怎么联系

2、要管理每月的租金——这个可以根据出租情况自动计算

3、根据出租情况、未出租物业,另外做表统计水电费的数据

4、将3的数据和租金数据合并应收清单,和收款数据组成应收管理表。

1和2在物业出租台账里管理,新租、退租、增减租赁面积,都用增加明细行项目的方式管理。用透视表可以按物业楼栋/房号,可以按承租人做透视快速得到当月物业出租情况和应收的租金。

3对应的表如果按物业漏洞楼栋、房号无法统计到具体的承租人,建议根据承租情况确认清单后再统计水电费——实际工作中可能会有一些特殊情况,比如中途退租、转租、新租的情况,水电费有跨两个租户的情况。

4对应的表是结合前面2个表做的应收和收款明细台账,可以根据透视表快速得到想要的数据。


用数据库的思维去管理基础数据。

1、梳理所有业务场景,关键信息包括往来方、业务内容、期间、数据(重量、个数、面积、次数等业务度量单位)、单价;

2、列举特殊业务场景所需的管理字段,比如中途退租、承租方之间转租、部分退租等情况;

3、从资金往来的特殊性上做考虑,比如收取了押金,退租时候会扣掉水电费及违约金;

4、思考如何兼顾录入方便、后续稽核、管理和报告输出。尽量减少同一信息内容多次录入,一些基础信息用基础信息表管理:合同管理、价格管理、道路及绿化(公摊的时候由哪些物业承担)。


回到你的问题,场地租赁要设法解决退租、转租的费用计算。所以我们明白重点是:先把所有业务模拟出来,把需求思考清楚,然后才能搭建数据库字段。

至少要有:位置编码、承租单位、租赁面积、签约日期、租金起算日、退租日、租金、管理费。

当领导会问你:

我们的物业每个月租出去的有多少?有多少面积闲置?麻烦的事情就是中途退租又租给了别人。租金要向两个租户收取。你一行数据只能管理到一个租户。如果有起租日、退租日,租金就能清晰体现出来了。


一般退租的时候,押金如果算作违约金,水电费是要另外结清的。如果不是违约,是在押金里掉应收的水电费、租金,退还剩余部分。这个是例外。要跟租金及回款表里做关联,把这部分也当作回款处理。数据库搭建好了,任何业务情况处理起来都轻松,数据表之间关联也清晰明了。


一套好表,可以节省很多重复的工作。像我的物业台账,只需要平时维护新发生的业务:退租、租赁,就可以得到当月的物业出租/闲置情况;应收租金管理费;各承租方的对账单。以前需要一天才能做好的事情,现在只需要几分钟了。

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